Status Report – como preparar uma apresentação assertiva
O documento de status report é o relatório que o gerente de projeto deve preparar para posicionar sua equipe, seu cliente e patrocinador dos principais assuntos relacionados ao projeto. Nele, costumo dividir em alguns tópicos.
Tópicos do Status Report:
- Período a que se refere o status report do projeto – de acordo com o planejado no plano de projeto, identifique o período a que se refere o status report do projeto (semanal, quinzenal), por exemplo.
- Atividades realizadas – Apresente as principais atividades que foram realizadas no período. Não costumo apresentar todas as atividades/tarefas. Uma dica, você pode citar os pacotes de trabalho para ser mais sucinto e objetivo.
- Próximos passos – As atividades do próximo período devem estar contidas para que todos estejam cientes das próximas entregas. Aqui também vale a dica do tópico anterior. Cuidado ao recortar e colar todas as atividades do cronograma.
- WBS (Work Breakdown Structure ) do projeto ou EAP (Estrutura Analítica do Projeto) – Apresente a WBS do projeto de maneira que o público possa identificar de forma visual o avanço e atrasos. Veja exemplo abaixo.
WBS do projeto
5. Riscos do projeto – Apresente os principais riscos do projeto e seu grau de exposição. Veja exemplo abaixo.
Plano de Riscos
6. Curva S do projeto – Apresente o avanço do projeto e principalmente a análise, talvez seu cliente não saberá interpretar o gráfico e é importante haver uma análise junto ao gráfico para explanação.
curva S
7. Lista de Incidentes / Pontos de atenção – Apresente os principais pontos de atenção, que requerem apoio da alta direção, maior atenção da equipe, restrição de prazos e/ou entregas que possam impactar negativamente no projeto.
Resumo:
- Utilize sempre no mesmo padrão a apresentação, assim seu público passará a saber exatamente como serão apresentados os próximos status.
- Pense que seu público não tem muito tempo ou não precisa se atentar a tantos detalhes que não são tão importantes, isso somente polui e apresentação e torna desinteressante a leitura e interpretação.
- Foque nas relevâncias.
- Em 8/9 Slides, você conseguirá apresentar o status report de forma objetiva e clara, terá transparência do projeto perante os envolvidos e mostrará controle do projeto no monitoramento do mesmo.
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